第一条 目的依据

为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档工作，确保档案完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》及其实施条例等有关规定，结合政府采购代理服务实际，制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于本公司（单位）承接的各类政府采购代理服务项目，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等采购方式所产生的代理资料。

第三条 基本原则

政府采购代理资料的分类组卷及归档应当遵循以下原则：

（一）统一领导、分级管理；

（二）谁代理、谁归档，确保档案与采购活动同步；

（三）分类科学、组卷合理、编排有序、目录清晰；

（四）纸质档案与电子档案并存，内容一致；

（五）便于查阅、利用和监督管理。

第四条 管理职责

（一）公司档案管理部门负责制定归档制度、监督指导和集中保管代理档案；

（二）政府采购代理业务部门负责项目资料的收集、整理、分类组卷和移交归档；

（三）项目负责人对所代理项目档案的完整性、真实性、及时性负直接责任；

（四）档案管理人员负责归档验收、登记编目、保管利用和鉴定销毁等工作。

第五条 分类组卷要求

政府采购代理资料按项目进行组卷，即一个采购项目（含分标段、分包的，以最小采购单元为卷）组成一卷或若干卷。每卷资料按采购活动流程和文件性质分类排列，一般分为以下类别：

（一）采购前期文件：包括采购需求、采购方式选择、采购计划、委托代理协议等；

（二）采购文件：包括招标（谈判、磋商、询价）文件及其澄清、修改文件等；

（三）采购公告与公示：包括各类采购公告、变更公告、结果公告等；

（四）响应文件：包括供应商提交的投标（响应）文件及其电子文档；

（五）评审文件：包括评审专家名单、评审标准、评审过程记录、评审报告等；

（六）定标（成交）文件：包括中标（成交）通知书、采购结果确认等；

（七）合同与履约文件：包括政府采购合同、验收报告、履约保证等相关文件；

（八）质疑与投诉处理文件：包括质疑答复、投诉处理决定等；

（九）其他与采购活动有关的文件资料。

卷内文件按照采购活动时间顺序或逻辑关系排列，正文与附件合并排列，批复在前、请示在后，结论性文件在前、依据性文件在后。

第六条 归档要求

（一）代理项目完工后，项目负责人应在政府采购合同签订或履约验收结束后30个工作日内完成资料整理，并向档案管理部门移交归档；

（二）移交时须编制移交清单，双方清点无误后签字确认；

（三）电子文件与纸质文件同步归档，电子文件应符合档案管理相关标准，确保可读、可用、可追溯；

（四）归档资料应字体清楚、签字盖章手续完备，照片、录音、录像等应附文字说明；

（五）会计档案、人事档案等不属于本制度归档范围的，按相关规定另行管理。

第七条 排列编目

（一）卷内文件应标明页码，填写卷内文件目录，主要责任者、文号、题名、日期等应清晰准确；

（二）备考表应标明卷内相关情况说明、立卷人、检查人、归档日期等；

（三）案卷封面应注明采购项目名称、采购方式、采购人、代理机构、开标时间、归档日期、保管期限等；

（四）保管期限一般为：采购活动中的重要文件永久保存，一般性文件定期30年或10年保存，具体按国家档案管理规定执行。

第八条 档案利用

（一）本单位工作人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请单，经批准后方可查阅；

（二）外单位查阅档案应持单位介绍信及本人有效身份证明，并履行审批手续；

（三）档案一般不得外借，特殊情况需要借用的，应经单位负责人批准，办理借阅登记，并按期归还；

（四）查阅档案时不得撕毁、涂改、污损、拆卷、抽换或擅自复制，涉密档案按保密规定管理。

第九条 保管与销毁

（一）档案应存放在专用档案室（柜），做好防火、防潮、防虫、防光、防盗等工作；

（二）电子档案应备份存储并定期检查，防止数据丢失、损坏；

（三）到期档案应组织鉴定小组进行鉴定，经批准后销毁；销毁时应编制清册，由鉴定人、监销人签字，并在指定地点销毁，不得出售或作其他用途；

（四）补充归档的材料应及时归档并调整相应卷册和目录。

第十条 附则

本制度由本单位（档案管理部门或政府采购代理业务部门）负责解释。本制度自发布之日起施行。